Erstellung mehrerer Benutzer

Administratoren können mehrere Benutzerkonten gleichzeitig mithilfe einer CSV-Datei erstellen. Dieser Workflow vereinfacht das Onboarding für Teams, Abteilungen und ganze Organisationen. Passwörter können in der CSV-Datei enthalten sein oder leer gelassen werden. Wenn das Passwortfeld leer ist, kann der Nutzer entweder beim ersten Login die Passwort vergessen Funktion nutzen oder ein Administrator muss nachträglich ein Passwort erstellen und dem Nutzer außerhalb der Anwendung mitteilen.

Wichtig: Der Passwort-Vergessen-Prozess erfordert eine funktionierende Mailserver-Konfiguration. Siehe Abschnitt 4.3 Mail Server Voraussetzung, bevor Benutzer ohne Passwort importiert werden.

1. Überblick

Die Erstellung mehrerer Benutzer über CSV ermöglicht Administratoren:

• Eine CSV-Datei mit mehreren Benutzerdatensätzen hochzuladen
• Passwörter manuell festzulegen oder bewusst leer zu lassen um sie die Nutzer selbst erstellen zu lassen
• Optionale Metadaten wie Jobtitel und Organisationseinheiten einzubeziehen

Alle über den CSV-Import erstellten Konten erhalten automatisch die Rolle Standard-Nutzer.

2. Vorbereitung der CSV-Datei

CSV-Dateien für die Erstellung mehrerer Benutzer müssen die folgenden snake_case-Spaltennamen verwenden:

Verhalten der Felder

• password leer → Das System erstellt den Nutzer ohne Passwort, der Login ist erst möglich, wenn Administrator oder Nutzer ein Passwort festlegen
• job_title leer → Der Benutzer wird ohne Jobtitel erstellt
• organizational_unit leer → Der Benutzer wird ohne Organisationseinheit erstellt
• Alle über CSV erstellten Konten werden zu Standard-Nutzern.

3. Benutzer über eine CSV-Datei erstellen

Der CSV-Upload-Dialog ermöglicht Administratoren, mehrere Benutzer in einem einzigen Schritt zu erstellen.

3.1 Öffnen des CSV-Upload-Dialogs

1. Navigieren Sie zu System Settings.
2. Wählen Sie Nutzer
   
3. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Upload CSV.
   
   
4. (Empfohlen) Wählen Sie CSV Sample, um eine korrekt formatierte CSV-Vorlage herunterzuladen, oder laden Sie das Beispiel herunter, das diesem Artikel beigefügt ist.

3.2 Hochladen einer CSV-Datei

1. Öffnen Sie den Dialog Upload CSV.
2. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch durch:
   • Auswahl über den Dateiexplorer oder
   • Drag-and-Drop der Datei in das Dialogfenster
3. Sobald die Datei hinzugefügt wurde, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Datei hochladen — startet den Erstellungsprozess
   • Andere Datei hochladen — entfernt die aktuelle Datei, um eine andere hochzuladen

3.3 Verarbeitung der Datei

1. Klicken Sie auf Datei hochladen, um den Import zu starten.
2. Das System zeigt eine Meldung an, die angibt:
   • wie viele Benutzer erstellt wurden
   • wie viele Benutzereinträge fehlgeschlagen sind (falls vorhanden)
3. Wenn Einträge fehlschlagen, wird ein zusätzliches Fenster angezeigt, das jeden fehlgeschlagenen Eintrag und die entsprechende Fehlermeldung auflistet.
4. Wenn alle Einträge erfolgreich sind, erscheint nur die Meldung.

4. Passwortverwaltung

4.1 Wenn ein Passwort in der CSV enthalten ist

• Das Benutzerkonto wird mit dem angegebenen Passwort erstellt.
• Dieses Passwort muss dem Benutzer außerhalb des Systems mitgeteilt werden.

4.2 Wenn das Passwortfeld leer ist

• Der Benutzer wird ohne Passwort angelegt, der Login ist vorerst nicht möglich.

Erster Login für Benutzer ohne bekanntes Passwort

1. Öffnen Sie die Login-Seite.
2. Klicken Sie auf Forgot Password.
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
4. Schließen Sie den Passwort-Reset-Prozess ab.

4.3 Mail Server Voraussetzung

Wenn ein Benutzer ohne Passwort erstellt wird, muss er sein erstes Passwort über die Passwort vergessen Funktion festlegen. Dazu muss das System eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden.

• Stellen Sie sicher, dass der Mailserver konfiguriert und aktiv ist, bevor Benutzer ohne Passwort importiert werden.
• Wenn der Mailserver nicht konfiguriert ist, können Benutzer ohne Passwort sich nicht anmelden, bis:
  • ein Passwort manuell vergeben und extern mitgeteilt wird oder
  • die Mailserver-Konfiguration abgeschlossen ist und eine Reset-E-Mail gesendet werden kann.

5. Validierung und häufige Fehler

Der Importer validiert jede Zeile einzeln. Fehler können auftreten, wenn:

• Erforderliche Felder fehlen (first_name, last_name, email, username)
• E-Mail-Adressen ungültig sind
• Ein Benutzername bereits existiert
• CSV-Spaltennamen nicht der erwarteten Struktur entsprechen
• Die CSV-Datei ein nicht unterstütztes Format verwendet
• Organisationseinheiten nicht zuvor erstellt wurden

Nur gültige Zeilen werden erstellt. Ungültige Zeilen müssen korrigiert und erneut hochgeladen werden.

6. Wann der Bulk-Import verwendet werden sollte

7. Best Practices

• Verwenden Sie die Datei CSV Sample, um eine korrekte Formatierung sicherzustellen.
• Halten Sie die Organisationsbezeichnungen konsistent.
• Bevorzugen Sie automatisch generierte Passwörter.
• Informieren Sie Benutzer darüber, wie sie sich über den Forgot Password-Prozess anmelden können.
• Löschen Sie CSV-Dateien nach dem Import, wenn sie sensible Daten enthalten.